«Устраняется сама возможность ошибки»: суды Москвы подключат к гибридной почте

Гибридную почту протестировали на судебных участках мировых судей Москвы

Судопроизводство – это не только сам процесс свершения правосудия, но и огромная бумажная работа, которая ложится на плечи сотрудников аппаратов судов. Внедренная в Москве «Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) оптимизировала большинство бумажно-бюрократических моментов с помощью технического прогресса. Но предела совершенству действительно нет, зато есть простор для дальнейшей оптимизации: в столичных судах внедряется принцип гибридной почты, который ранее был внедрен компанией «Крок» на московских участках мировых судей. Результаты превзошли все ожидания: участки мировых судей – а их в столице 438 – начали экономить и деньги, и время, поэтому успешную практику сейчас «переносят» и в суды федерального значения.

Сейчас процесс работы с почтовой корреспонденцией в судах федерального значения происходит следующим образом:

«Сначала необходимо запросить у Почты России диапазон номеров ШПИ (штриховой почтовый идентификатор). После этого можно формировать сами повестки, это делается автоматически. Дальше идет упаковка писем в конверты, которые формируются на специальном шаблоне, за актуальностью которого нужно следить, – рассказывает Татьяна Толстова, заместитель генерального директора компании «Крок». – После повестки передаются в экспедицию, там всю корреспонденцию собирают со всех отделов, взвешивают и автоматически формируют специальный реестр отправлений (Форма 103), который, вместе с самими письмами, направляют в почтовые отделения с курьером. На выходе получается процесс, который может растягиваться на дни, еще и потому, что ошибки в реестре или номерах ШПИ приводят к возврату всей пачки корреспонденции, а не отдельного письма. Но даже это – уже оптимизированный процесс, ведь все шаблоны, данные о получателях и прочее подтягивается автоматически, а до КИС СОЮ все делалось вручную!».

Что будет после перехода на технологию гибридной почты

Гибридная почта не просто разгрузит сотрудников судов общей юрисдикции – она превратит отправку корреспонденции в процесс, отнимающий считанные минуты. Пока речь идет только о повестках, но как раз эти документы составляют превалирующую долю всех исходящих писем.

После внедрения гибридной почты сотруднику аппарата суда нужно будет только найти конкретное дело в подсистеме судебного делопроизводства, после чего в появившейся форме выбрать тех участников, которым надо отправить повестки. Все необходимые данные, такие как ФИО, адреса получателя или отправителя, уже есть в базе. Затем пользователю необходимо лишь нажать кнопку «Отправить», при этом сообщение будет сформировано автоматически, после чего также автоматически – передано через шину данных на Почту России. Сервис гибридной почты на стороне Почты России обрабатывает информацию и передает ее в центр гибридной печати. И уже там повестка так же автоматически печатается, упаковывается, и дальше отправляется адресату.

«Центров гибридной печати сейчас только три, – уточняет Татьяна Толстова, – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. Но «Почта России» собирается открывать еще несколько с тем, чтобы покрыть всю территорию страны. Получается, что время доставки сократится. Во-первых, за счет того, что на стороне судов обработка исходящей корреспонденции практически сведется к нулю, а во-вторых, сократится число перемещений корреспонденции по сортировочным центрам. Гибридная почта позволит доставлять письмо из того центра гибридной печати, который находится ближе всего к почтовому отделению получателя».

Доставку корреспонденции уже сейчас помогает отследить трекинг-сервис «Почты России», в котором можно узнать судьбу отправления по номеру ШПИ. Для этого пользователям со стороны судов даже не приходится покидать подсистему судебного делопроизводства, так как сервис уже с ней интегрирован.

Судебное извещение – электронной почтой

Каждый из 35 районных судов Москвы и сам Мосгорсуд отправляют ежемесячно от нескольких сотен до нескольких тысяч повесток. Но итоговая экономия на времени, а также бумаге и распечатке (за которые после внедрения подсистемы будет отвечать «Почта России») – лишь одна из целей этой части реформы. Другая – максимально возможная цифровизация взаимоотношений суда с участниками процессов. А потому сейчас активно обсуждается вопрос о направлении повесток в электронном виде: это будет возможным для тех пользователей, которые зарегистрируются в личном кабинете на сайте «Почты России». В таком случае никакой распечатки и конвертирования и вовсе не понадобится.

«Этот вопрос пока не регламентирован, в том числе – и на законодательном уровне. Потому что не понятно, что будет считаться подтверждением получения электронной повестки», – объясняет Татьяна Толстова. – Возможно, за основу будет взят отчет «Почты России» о доставке и прочтении, заверенный квалифицированной подписью».

Другой нерегламентированный вопрос связан с отправкой всей остальной корреспонденции: постановлений, извещений, актов и других документов. Пока в существующей версии модуля гибридной почты эта опция вовсе не предусмотрена, однако в «Кроке» говорят, что доработать сервис и расширить его функции будет возможно.

Использование сервисов начнется в первом квартале 2018 года

На данный момент кроме гибридной почты московские суды общей юрисдикции подключат к сервису «Отправка», это еще один инструмент «Почты России», также прошедший апробацию на судебных участках мировых судей Москвы. Сервис реализован в виде API-приложения, которое также связывает КИС СОЮ с системами «Почты России».

«Решение позволяет передавать данные для формирования почтовых отправлений, но формировать их будут непосредственно на Почте, – детализирует системный аналитик Наталья Баулина. – Там же корреспонденции будет присваиваться ШПИ. Таким образом, устраняется сама возможность ошибки. То же самое касается шаблонов конвертов: у судов больше не будет необходимости поддерживать свои базы в актуальном состоянии. «Почта России» будет формировать и высылать уже готовые печатные формы конвертов по запросу для каждого конкретного отправления. Автоматизируется и составление реестра (форма Ф103), который, к слову, даже в случае непредвиденных ошибок можно будет отредактировать непосредственно в почтовом отделении».

Новые подсистемы уже разработаны и приняты Мосгорсудом. В компании «Крок» рассчитывают, что в полную силу сервисы заработают уже в первом квартале 2018 года. Какое-то время уйдет на обучение сотрудников и решение организационных моментов.