Статья

«Устраняется сама возможность ошибки»: суды Москвы подключат к гибридной почте

Цифровизация правосудия в Москве набирает обороты: уже в этом году суды общей юрисдикции столицы перестанут самостоятельно печатать и отправлять повестки. Этот процесс перейдет в электронную форму. Технология гибридной почты позволит переложить работу по распечатке на специальные подразделения «Почты России», что позволит судебной системе не только экономить время и деньги, но и свести к нулю возможные ошибки.

Другие статьи
Сотрудникам судов стало проще готовить отчетность
Цифровизация правосудия затронет столичное ЖКХ и присяжных

Гибридную почту протестировали на судебных участках мировых судей Москвы

Судопроизводствоэто не только сам процесс свершения правосудия, но и огромная бумажная работа, которая ложится на плечи сотрудников аппаратов судов. Внедренная в Москве «Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) оптимизировала большинство бумажно-бюрократических моментов с помощью технического прогресса. Но предела совершенству действительно нет, зато есть простор для дальнейшей оптимизации: в столичных судах внедряется принцип гибридной почты, который ранее был внедрен компанией «Крок» на московских участках мировых судей. Результаты превзошли все ожидания: участки мировых судей а их в столице 438начали экономить и деньги, и время, поэтому успешную практику сейчас «переносят» и в суды федерального значения.

Сейчас процесс работы с почтовой корреспонденцией в судах федерального значения происходит следующим образом:

«Сначала необходимо запросить у Почты России диапазон номеров ШПИ (штриховой почтовый идентификатор). После этого можно формировать сами повестки, это делается автоматически. Дальше идет упаковка писем в конверты, которые формируются на специальном шаблоне, за актуальностью которого нужно следить,рассказывает Татьяна Толстова, заместитель генерального директора компании «Крок». – После повестки передаются в экспедицию, там всю корреспонденцию собирают со всех отделов, взвешивают и автоматически формируют специальный реестр отправлений (Форма 103), который, вместе с самими письмами, направляют в почтовые отделения с курьером. На выходе получается процесс, который может растягиваться на дни, еще и потому, что ошибки в реестре или номерах ШПИ приводят к возврату всей пачки корреспонденции, а не отдельного письма. Но даже это – уже оптимизированный процесс, ведь все шаблоны, данные о получателях и прочее подтягивается автоматически, а до КИС СОЮ все делалось вручную!».

Что будет после перехода на технологию гибридной почты

Гибридная почта не просто разгрузит сотрудников судов общей юрисдикцииона превратит отправку корреспонденции в процесс, отнимающий считанные минуты. Пока речь идет только о повестках, но как раз эти документы составляют превалирующую долю всех исходящих писем.

После внедрения гибридной почты сотруднику аппарата суда нужно будет только найти конкретное дело в подсистеме судебного делопроизводства, после чего в появившейся форме выбрать тех участников, которым надо отправить повестки. Все необходимые данные, такие как ФИО, адреса получателя или отправителя, уже есть в базе. Затем пользователю необходимо лишь нажать кнопку «Отправить», при этом сообщение будет сформировано автоматически, после чего также автоматическипередано через шину данных на Почту России. Сервис гибридной почты на стороне Почты России обрабатывает информацию и передает ее в центр гибридной печати. И уже там повестка так же автоматически печатается, упаковывается, и дальше отправляется адресату.

«Центров гибридной печати сейчас только три, – уточняет Татьяна Толстова, – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. Но «Почта России» собирается открывать еще несколько с тем, чтобы покрыть всю территорию страны. Получается, что время доставки сократится. Во-первых, за счет того, что на стороне судов обработка исходящей корреспонденции практически сведется к нулю, а во-вторых, сократится число перемещений корреспонденции по сортировочным центрам. Гибридная почта позволит доставлять письмо из того центра гибридной печати, который находится ближе всего к почтовому отделению получателя».

Доставку корреспонденции уже сейчас помогает отследить трекинг-сервис «Почты России», в котором можно узнать судьбу отправления по номеру ШПИ. Для этого пользователям со стороны судов даже не приходится покидать подсистему судебного делопроизводства, так как сервис уже с ней интегрирован.

Судебное извещениеэлектронной почтой

Каждый из 35 районных судов Москвы и сам Мосгорсуд отправляют ежемесячно от нескольких сотен до нескольких тысяч повесток. Но итоговая экономия на времени, а также бумаге и распечатке (за которые после внедрения подсистемы будет отвечать «Почта России»)лишь одна из целей этой части реформы. Другаямаксимально возможная цифровизация взаимоотношений суда с участниками процессов. А потому сейчас активно обсуждается вопрос о направлении повесток в электронном виде: это будет возможным для тех пользователей, которые зарегистрируются в личном кабинете на сайте «Почты России». В таком случае никакой распечатки и конвертирования и вовсе не понадобится.

«Этот вопрос пока не регламентирован, в том числе – и на законодательном уровне. Потому что не понятно, что будет считаться подтверждением получения электронной повестки», – объясняет Татьяна Толстова. – Возможно, за основу будет взят отчет «Почты России» о доставке и прочтении, заверенный квалифицированной подписью».

Другой нерегламентированный вопрос связан с отправкой всей остальной корреспонденции: постановлений, извещений, актов и других документов. Пока в существующей версии модуля гибридной почты эта опция вовсе не предусмотрена, однако в «Кроке» говорят, что доработать сервис и расширить его функции будет возможно.

Использование сервисов начнется в первом квартале 2018 года

На данный момент кроме гибридной почты московские суды общей юрисдикции подключат к сервису «Отправка», это еще один инструмент «Почты России», также прошедший апробацию на судебных участках мировых судей Москвы. Сервис реализован в виде API-приложения, которое также связывает КИС СОЮ с системами «Почты России».

«Решение позволяет передавать данные для формирования почтовых отправлений, но формировать их будут непосредственно на Почте, – детализирует системный аналитик Наталья Баулина. – Там же корреспонденции будет присваиваться ШПИ. Таким образом, устраняется сама возможность ошибки. То же самое касается шаблонов конвертов: у судов больше не будет необходимости поддерживать свои базы в актуальном состоянии. «Почта России» будет формировать и высылать уже готовые печатные формы конвертов по запросу для каждого конкретного отправления. Автоматизируется и составление реестра (форма Ф103), который, к слову, даже в случае непредвиденных ошибок можно будет отредактировать непосредственно в почтовом отделении».

Новые подсистемы уже разработаны и приняты Мосгорсудом. В компании «Крок» рассчитывают, что в полную силу сервисы заработают уже в первом квартале 2018 года. Какое-то время уйдет на обучение сотрудников и решение организационных моментов.

Ход проекта
новости
Видео
Электронное правосудие в столице: почему отказ от бумаги улучшит жизнь москвичей

30.09.2016

Интеграция Судебной системы и Службы приставов г. Москвы

17.05.2016

Инфографика